Escrito por: Eli Davidson*
¿Te encuentras hundiéndote entre la cantidad de cosas que tienes por hacer? ¿Los papeles marchan con tal frenesí sobre tu escritorio que cuando te sientas tu mente se pone en blanco? Ahhh ¿Qué hacer? Yo me enfrento a este reto todos los días, y le pregunté a mi compañera bloguera del Huffington Post Karen Leland, autora de Administración del tiempo en un instante: 60 formas de hacer lo más posible en tu día para que me compartiera algunas herramientas para desenredar tu día.
Escríbelo, no pelees contra él
Todas esas cosas sin hacer te arrastran para quedar hechas hoy, o estar tan lejos en el futuro como el retiro. El truco es ponerlas juntas escribiéndolas de tal forma que no tengas que gastar valioso esfuerzo mental tratando de recordarlas todas.
Piensa que tu cerebro es como el disco duro de una computadora – sólo puede soportar cierta cantidad de información. Cuando el disco duro alcanza su límite, empieza a hacerse lenta y cosas torcidas pasan. Cuando capturas tus pendientes en una lista, tu cerebro está libre para enfocarse en lo que está en frente de ti ahora mismo. Las ideas y cosas que hacer que abarcan esta lista, vienen de una variedad de fuentes incluyendo:
- Conversaciones con familia, amigos y socios en negocios
- Algo que leíste (libros, revistas, resumen de negocios, etc.)
- Artículos recibidos en tu mail (un tríptico, invitación, panfleto, etc.)
- Correos electrónicos - Clases que tomes
- Conferencias a las que asistas
- Mensajes de voz
- Grupos profesionales a los que pertenezcas
- Reuniones
- Tu escritorio
- Tus archivos
- Tus armarios, alacenas o gabinetes
Sólo tomando el tiempo para poner todos tus pendientes en papel, puede mejorar dramáticamente tu capacidad de enfocarte y hacer las cosas. Puedes hacer esto en una sentada (en cuyo caso podrías necesitar al menos un día) o en pequeños esfuerzos. Por favor hazlo y déjame saber como te sentiste al final del proceso. Mi apuesta es que te vas a sentir mucho más enfocada y mucho menos estresada.
Drena tu cerebro
Mira en tus espacios en el trabajo y en casa.
Revisa los cajones de tu escritorio, tu escritorio, tus armarios, alacenas, estantes y archiveros, y haz una lista maestra de cosas por hacer de cualquier cosa que sea necesaria basándote en lo que veas. Por ejemplo: limpiar los últimos años del archivo financiero y archivar los recibos, hacer carpetas de etiquetas para los documentos añadidos más recientemente o darle seguimiento a un cliente potencial cuya tarjeta de presentación encontraste en una de las carpetas.
Mira en tus espacios electrónicos.
Revisa tu bandeja de entrada en tu correo electrónico, tu PDA y tus mensajes de voz, y agrega cualquier acción necesaria a tu lista maestra de cosas por hacer que no vayas a resolver en ese momento y no estén grabadas en algún otro lugar. Por ejemplo: un mail de un colega pidiendo que le hagas algunos cambios a un reporte que escribiste, un mensaje de voz para tu hermano acerca de una posible reunión familiar, un mail para la asociación profesional de pescadores de cangrejos de río anunciando su recaudación de fondos anual para la alimentación de los cangrejos.
Mira en tu cerebro.
Piensa en todas las cosas que tienes en la cabeza y escribe en tu lista cualquier cosa por hacer que sea relevante, una vez que hayas hecho este vaciado final, puedes mantener este sistema limpio agregando a tu lista maestra cualquier cosa que venga a tu cabeza.
Consejo de reinvención:
Algunas personas prefieren mantener una lista maestra de las diferentes cosas por hacer y dividirlas en listas diarias o semanales de cosas por hacer, según lo requieran. Otras prefieren un desglose más detallado de la lista maestra en diferentes categorías.
*Eli Davidson es columnista de The Huffington Post, oradora motivacional y autora del libro "Funky to Fabulous"
