Escrito por: Carlos Segura
Con el crecimiento de la tecnología, específicamente en lo referente a las redes sociales, blogs, mensajería instantánea y micro-blogs, se está viendo un deterioro en el cuidado de la ortografía y la redacción.
Con el fin de enviar mensajes rápidamente, con un número limitado de caracteres y utilizando un teclado de teléfono, las palabras son recortadas, mal abreviadas e incluso cambiadas y a la ortografía se le pone poca o nula atención.
Esto está generando un nuevo tipo de lenguaje que, con el tiempo, va a llegar a ser oficial y las reglas que hoy son informales se van a documentar. Pero para ser usado en ese medio.
El problema es que esa manera de redactar y ese descuido en la ortografía y la redacción se están llevando al mundo empresarial.
Me refiero a los memorandos internos de las empresas –o memos-, enviados por papel impreso o mayormente por correo electrónico.
En una empresa, un ejecutivo promedio puede recibir decenas de estos memorandos al día. La mayoría de ellos no contienen ninguna información que sea valiosa para alguno de los receptores del mensaje y la mayoría de ellos están mal escritos.
Entre sus deficiencias están:
-Contienen demasiadas palabras, o “rollo”. Un memorando debe ser corto por naturaleza e ir al punto principal desde el principio.
-Están mal organizados. En muchos casos, los memos comienzan con una gran introducción indicando los antecedentes o la historia antes de llegar a la “carne” del asunto. Después de unas líneas, el lector se aburre y deja de leer.
-No indican el punto principal. Hay memos en donde se dedica tanto espacio a indicar antecedentes y puntos de vista que seUtiliza mayúsculas y minúsculas. Si usas sólo mayúsculas das la impresión de que estás regañando a alguien. Usa las mayúsculas cuando quieras enfatizar una palabra o frase olvidan de indicar qué se requiere del lector.
-Son ostentosos. A veces utilizan muchas palabras rimbombantes y términos muy técnicos dando grandes rodeos antes de llegar al punto.
-Les falta valor. Muchas veces ocultan las malas noticias, aún siendo ese su objetivo. Minimizan los detalles que pueden molestar al lector.
-Están mal escritos. Tienen fallas lamentables en ortografía y redacción. Esto implica descuido por parte del editor y, en los peores casos, ignorancia.
Los memorandos existen para ayudar a la gente a contar historias. El tema puede ser el que sea, el objetivo es que sea exitoso. Es decir, tiene que comunicar eficientemente un tema.
Las reglas para escribir un memorando efectivo son:
1. Escribe encabezados fuertes. Piensa en los memos como noticias. El encabezado debe invitar a la acción: “Esto es lo que está pasando”, o “Estamos haciendo esto y esto es lo que usted debe hacer” o “Esto es lo que debe decirle a…”
2. Usa viñetas. Los memos existen para ser tachados y hacer notas sobre ellos. Piensa en tu audiencia: los gerentes hacen listas, así que dales listas útiles. Indica los pasos que deben tomar u ofrece los puntos que deben tratar en una junta en el orden en que los requieran.
3. Escribe en lenguaje activo conversacional. Un memo es un sustituto de una conversación directa entre las personas, así que asegúrate que se lee de esa manera. No pierdas el tiempo de ellos o el tuyo con plática superflua. La voz debe ser profesional sin ser pedante, urgente sin ser alarmista, al punto sin ser arrogante o insultante.
4. Toma responsabilidad. El lenguaje pasivo se utiliza para “ocultar” responsabilidades. “Se falló en la ejecución de…” o “no se entregó a tiempo”. Es necesario poner quién falló o quién no entregó a tiempo. Si fuiste tú, indícalo así. Eso le ahorrará tiempo a la gerencia y tú te verás como una persona asertiva y valiente.
5. Suministra buenas respuestas. Si le envías un memo a tu jefe para que tome acción, hay que anticiparse a las preguntas que le pueden hacer y tú puedes ayudar incluyendo una sección que diga: “Esto es lo que podrían preguntar.” Prepara preguntas fáciles y difíciles y ofrece respuestas útiles y directas.
6. Indica responsables. Se directa y específica. Cuando haya tareas por realizar indica Tarea-Responsable-Fecha.
7. Cuida la ortografía. Utiliza la corrección automática de los procesadores de texto. Hazle caso. Consulta el diccionario. Recuerda que tu imagen está en juego.
8. Utiliza mayúsculas y minúsculas. Si usas sólo mayúsculas das la impresión de que estás regañando a alguien o de que estás gritando. Usa las mayúsculas cuando quieras enfatizar una palabra o frase.
El escribir memos eficientes es una habilidad muy importante para el gerente y tus superiores lo notarán. Por último, no temas corregir a otros. Hazlo asertivamente y seguramente te lo agradecerán.
Escrito por: Carlos Segura
Coach ejecutivo.
